Każdy dział MPEC ma obowiązek prowadzenia właściwych dokumentów i wynika to m.in. z  „Instrukcji kancelaryjnej wraz z jednolitym rzeczowym wykazem akt”, „Instrukcji obiegu dokumentów księgowych w Miejskim Przedsiębiorstwie Energetyki Cieplnej Spółka z o.o. w Kielcach”, dokumentacji sporządzonej w oparciu o wymagania normy PN-EN ISO 14001:2015-09 , zakresów obowiązków pracowników oraz z podziału prac i robót wykonywanych przez poszczególne działy.

Prowadzone są ewidencje w postaci: rachunkowej księgi głównej, ksiąg pomocniczych (środków trwałych i gospodarki materiałowej), ewidencje należności, rozrachunków z kontrahentami, kartoteki płacowe, rozrachunków z pracownikami, ewidencje zakupów i sprzedaży, raporty kasowe (ewidencje operacji gotówkowych, bankowych), ewidencje przebiegu pojazdów, rejestry VAT, ewidencje faktur, pism, faksów, rejestr początku i końca sezonów grzewczych, archiwum dokumentacji technicznej obiektów ciepłowniczych (źródła ciepła, sieci ciepłownicze, instalacje wewnętrzne c.o. i c.w.).

Wszelkiego rodzaje ewidencje poza formą papierową, założone są przez programy komputerowe obsługujące poszczególne zagadnienia. Bieżące dane traktowane są jako archiwa i przechowywane w elektronicznym systemie archiwizującym.

Dla osób spoza Spółki dokumentacja i wszelkie dane mogą być udostępniane za wiedzą i zgodą Zarządu Spółki w obecności wyznaczonego pracownika działu dysponującego danymi z danej dziedziny.